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Customer Success Story

 Restrukturierungsprojekt

Ausgangslage

Die gesamtwirtschaftliche Situation stellt Unternehmen – auch in unserer Region – zunehmend vor eine Vielzahl von Herausforderungen. Die Corona-Krise, gerissene Lieferketten, Materialengpässe und infolgedessen expansiv steigende Kosten sowie nicht zuletzt die aktuelle Energiekrise üben vermehrt Handlungsdruck auf die Unternehmen aus. Gelingt es Unternehmen nicht ihre Unternehmensorganisation rechtzeitig an die schnelllebigen Veränderungen anzupassen, kann dies eine Schieflage bedeuten – eine Anpassung der Unternehmensorganisation ist sodann unvermeidbar.

 

Die Erfahrung zeigt, dass eine Neuausrichtung oftmals sowohl strategische als auch strukturelle und finanzielle Aspekte umfasst. Im Rahmen unserer ganzheitlichen Projekte evaluieren wir daher gemeinsam mit unseren Kunden individuelle Ausgestaltungsmöglichkeiten und stehen ihnen in den verschiedenen Phasen der Restrukturierung als verlässlicher Partner zur Seite.

 

Das im Folgenden betrachtete Referenzprojekt mit einem unserer Kunden steht exemplarisch dafür, dass aufgrund der Vielschichtigkeit einer Restrukturierung eine Aufschlüsselung in einzelne Teilprojekte mit verschiedenen Fokussen sinnvoll sein kann.

 

So wurde neben der Restrukturierung auf Organisations- und Finanzierungsebene, ebenso ein Schwerpunkt auf die Themen der Fabrikplanung sowie Prozessoptimierung gelegt. Im dargestellten Projekt konnten wir das Unternehmen durch unsere unterschiedlichen Expertisen in den einzelnen Teilbereichen individuell unterstützen.

Lösung

Wir beraten unsere Kunden ganzheitlich. Fundament eines jeden Projektes im Rahmen der Management- und Strategieberatung ist daher ein Gesamtkonzept, welches alle Unternehmensbereiche berücksichtigt und individuelle Lösungsmöglichkeiten vorsieht. Im Rahmen von Restrukturierungen ist der Umgang mit dem Unternehmen höchst sensibel. Denn nicht zuletzt sind es oftmals jahrzehntlang verprobte Strukturen, welche durch die Hinzunahme eines externen Beraters auf den Prüfstand gestellt werden.

 

Umso wichtiger ist es daher, im Rahmen solcher Projekte eine ganzheitliche Herangehensweise zu wählen und eine Vielzahl von Lösungsmöglichkeiten herauszuarbeiten. So werden je nach Ausgangslage Handlungsfelder entlang der Ebenen Shareholder, Führung, Strategie, Organisation, Produktivität und Prozesse sowie schließlich Rentabilität und Liquidität definiert. So ist es neben bewährten Aufbau- und Ablaufstrukturen aus der Vergangenheit oftmals auch die Finanzstruktur, welche in Zeiten des Wandels auf den Prüfstand gestellt wird. Denn nicht zuletzt ist es der finanzielle Handlungsspielraum, welcher das Fundament für die künftige Neuausrichtung der Unternehmen darstellt.

 

Im Rahmen des betrachteten Projektes wurden als zentrale Handlungsfelder insbesondere eine strukturierte Führung mit klaren Verantwortlichkeiten, die Definition der künftigen strategischen Ausrichtung, eine Verschlankung der Organisationsstrukturen (personell sowie räumlich) zur Produktivitätssteigerung sowie eine stabile Finanzstruktur herausgestellt. Gemeinsam mit dem Unternehmen wurden die Aufgabenfelder in einzelnen Workshops bearbeitet und Lösungsansätze diskutiert sowie schließlich fixiert.

Die Themen der Fabrikplanung und Prozessoptimierung wurden in den einzelnen Teilprojekten tiefer betrachtet und werden in Zukunft separat vorgestellt.

Nutzen

Entlang der definierten Handlungsfelder konnten folgende Ergebnisse im Projekt realisiert werden:

  • Umbildung der Geschäftsführung und Nachfolgesicherung, um eine strukturierte Führung sowie nachhaltige Unternehmensfortführung zu sichern
  • Durchführung von Strategieworkshops, um die künftige strategische Ausrichtung zu schärfen und kommunizieren
  • Aufbau von Strukturen zum Prozesscontrolling, um Produktivitätshemmnisse zu lösen und Potentiale zu heben
  • Aufnahme von Prozessen zur (Nach-)Kalkulation, um das (künftige) Umsatzniveau bestehender Kundenaufträge auf die sich veränderten Umfeldeinflüsse anzupassen
  • Portfoliobereinigung
  • Verschlankung der Organisationsstrukturen auf einen Standort, um Ressourcen zu bündeln und Fokussierung auf das Kerngeschäft zu stärken
  • Sicherung der Liquidität, um stets erforderlichen Handlungsspielraum für die zukünftige Gestaltung des Unternehmens zu haben

Ausgangslage

Die Themenfelder Nachhaltigkeit, IT-/Cybersicherheit, flexible Produktion und Digitalisierung gehen mit komplexen Fragestellungen einher, deren Antworten von Seiten der Unternehmen derzeit ausdrücklich gesucht werden. Die sich daraus ergebenden Strategien sind zukunftsweisend für Unternehmen, um sich im Wettbewerbsumfeld zu behaupten. Der Industrieverband Blechumformung (kurz IBU) hat die Brisanz und Aktualität der Themen erkannt und das PROjekt Zukunft ins Leben gerufen. Dabei nutzen zahlreiche Mitgliedsunternehmen die Chance, sich zu attraktiven Konditionen weiterzuentwickeln. Aufgrund der jahrelangen Expertise der VIA Consult in den Bereichen Nachhaltigkeit und Informationssicherheit leitet und betreut sie die korrespondierenden Teilprojekte im PROjekt Zukunft. Neben der thematischen Betreuung und Leitung stellt die VIA Consult auch das Project Management Office (kurz PMO) des Gesamtprojekts.

Lösung

Um die Themenstellungen gemeinsam mit den teilnehmenden Unternehmen zu bearbeiten und um Wissensflüsse anzuregen, werden Workshops innerhalb der Themenfelder abgehalten. Hierbei dient jeweils ein erster Kickoff zur Bestandsaufnahme im Unternehmensumfeld. Es wird ermittelt, welche konkreten Bereiche die Teilnehmer favorisiert erarbeiten möchten. Zur Erarbeitung von Lösungsansätzen innerhalb der konkretisierten Bereiche dienen fünf Vertiefungsworkshops. Vorangestellte Umfragen zum Meinungsbild und Impulsvorträge, unter anderem auch mit Gastrednern, bauen dabei eine gemeinsame Wissensbasis für den Austausch zur Lösungsfindung auf. Anschließend obliegt es den Teilnehmern, ob sie die Lösungsansätze in die unternehmensspezifische Realisierung überführen, wobei auch hier auf die Expertise und Unterstützung der VIA Consult zurückgegriffen werden kann.

 

Zur Konkretisierung der Bereiche im Themenfeld Nachhaltigkeit entscheiden sich die Teilnehmer für das Erarbeiten von Nachhaltigkeitsberichten, das Aufstellen von Treibhausgasbilanzen, bzw. des Carbon Footprints, sowie für die Beschaffung von Energie. Auch gesetzliche Anforderungen im Nachhaltigkeitskontext, insbesondere die Einführung eines Gesetzeskatasters sowie die Umsetzung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes, werden neben den anwendbaren Managementsystemstandards in weiterführenden Workshopsessions bearbeitet.

 

Im ersten Vertiefungsworkshop zur Nachhaltigkeitsberichterstattung wird zunächst die Priorität der Berichterstattung nach anerkanntem Standard hervorgehoben, denn die Anforderungen der Gesetze, Banken und Kunden dahingehend nehmen deutlich zu. Unter den vorgestellten Standards bietet der Deutsche Nachhaltigkeitskodex (kurz DNK) eine praktikable Lösung für die Unternehmen. Im weiteren Verlauf der Workshopssession entwickeln die Teilnehmenden Wesentlichkeitsmatrizen, welche später als Baustein in der Berichterstattung Berücksichtigung finden. Im zweiten Vertiefungsworkshop stellen sich die Teilnehmenden der Berechnung einer Treibhausgasbilanz anhand eines fiktiven Use-Cases. Zuvor wurden sie über die zu berücksichtigenden Anforderungen und Bestandteile unterrichtet. Insgesamt zeigt sich, dass die teilnehmenden Unternehmen diese praxisnahe Erarbeitung der Themen sehr begrüßen.

 

Im Themenfeld der IT-/Cybersicherheit offenbaren die Teilnehmenden starkes Interesse an den Bereichen der Informationssicherheitsmanagementsysteme (kurz ISMS), sowie an der Durchführung von Penetrationstests und Notfallübungen, bzw. an Notfallplanungen. In gleicher Weise wird festgelegt, auch Lösungsansätze zu IT Netzwerken und der entsprechenden Organisation zu entwickeln. Aufgrund dessen, dass im Themenfeld der IT-/Cybersicherheit Insights aus der Praxis unentbehrlich sind, findet ein eigener Vertiefungsworkshop zu ISMS Best Practice statt. Darüber hinaus wird IT Business Continuity Management beleuchtet, womit Handlungsstränge für Ausfälle von technischen IT-Prozessen festgelegt werden (bspw. aufgrund Cyberangriff, oder Stromausfall).

 

Im ersten Vertiefungsworkshop werden die ISMS-Standards vorgestellt, woraufhin Anwendungsfelder für IT-Security Tools, sowie Rezepte für das Melden von Sicherheitsvorfällen aufgestellt werden. Ein Bestandteil des Rezepts für Sicherheitsvorfälle ist beispielsweise, dass die Hürde für das Melden aus Sicht der Mitarbeiter niedrig sein muss. Außerdem darf sich keine „Petzkultur“ im Unternehmen aufbauen. Im zweiten Vertiefungsworkshop zum Bereich Penetrationstests und Notfallübungen bzw. Notfallplanung wird ein Anbieterbenchmark aufgestellt, sowie die Testformen untereinander verglichen.

 

In der Rolle des PMOs organisiert und überwacht die VIA Consult das PROjekt Zukunft und stellt die technische Infrastruktur zur Verfügung. So wird Microsoft Teams eingesetzt, um die Austauschformate zu realisieren und eine Cloud dient zum Datenaustausch. Das PMO richtet hierbei die Teilnahme der beteiligten Unternehmen ein, stimmt die Termine ab und sorgt somit für einen thematisch synchronen Ablauf der Workshopreihen. Dabei ist es u.a. wichtig, dass der Abarbeitungsgrad in den Themenfeldern Nachhaltigkeit, IT-/Cybersicherheit, flexible Produktion und Digitalisierung im Einklang ist. Zudem müssen die Zeit, der Projektfortschritt und das Budget permanent eingehalten werden. Auch steht die VIA Consult den Unternehmen für individuelle Förderberatungen zur Verfügung. Die wichtigste Aufgabe des PMOs ist jedoch der Wissenstransfer zwischen den Themenfeldern sowie zwischen den Teilnehmenden.

Nutzen

Die teilnehmenden Unternehmen im PROjekt Zukunft des Industrieverbands Blechumformung profitieren vor allem vom Austausch untereinander und mit den Referenten. Somit können Wissensflüsse an Best Practice Lösungen, Insights aus der Praxis und Erfahrungen für die weitere Realisierung der Themen genutzt werden. Konkret führt das für die teilnehmenden Unternehmen zu folgenden Mehrwerten:

  • Fokussierte und kostengünstige Lösungsfindung an den brisanten und zukunftsweisenden Fragestellungen im Unternehmensumfeld.
  • Kurze Realisierungszeiten, da Lernkurven nicht mehr gesamtheitlich durchlaufen werden müssen.
  • Vorziehbare Realisierungsstarts aufgrund bereits durchgeführter Benchmarks.
  • Erarbeitete Lösungen basieren auf dem Stand der Technik.
  • Sensibilisierung für die Trends und Anforderungen der Zukunft.
  • Positionierung der Unternehmen als Vorreiter im Wettbewerberumfeld.
  • Verbindung von Gesellschafter-, Mitarbeiter- und Kundeninteressen in einer gesamtheitlichen und zukunftsweisenden Unternehmensstrategie.
  • Gesteigerte Reputation der Unternehmen durch Erhöhung des IT-/Cybersicherheits- und Nachhaltigkeitsniveaus bei relevanten Stakeholdern.

Themenfeld Informationssicherheit

Ausgangslage

Informationssicherheit gewinnt, gerade angesichts der zunehmenden Cyberkriminalität, stetig an Bedeutung und wird massiv durch die OEMs über alle Ebenen der Automobilzulieferindustrie getrieben. Dies wurde von der Firma EJOT erkannt und mit der Einführung des TISAX–Standards (Informationssicherheit in der Automobilindustrie) begonnen. Die Herausforderung lag dabei in der kurzfristigen Implementierung sowie dem Rollout in zentralen und dezentralen Einheiten mit über 1.500 Mitarbeitenden.

Lösung

In einem Kick-Off Workshop zu Projektbeginn wurde das grundlegende Vorgehen für die Einführung eines ISMS nach dem TISAX-Standard dargestellt. Bei der Bildung des Projektteams sowie der Bestimmung relevanter Ansprechpartner im Unternehmen haben wir die zentralen und dezentralen Strukturen berücksichtigt und spezifische Rahmenbedingungen an den Standorten sowie in den Abteilungen beachtet. Zentrale Aufgaben zu Beginn des Projektes waren dabei die Aufnahme der Informationswerte (den sogenannten Assets) sowie deren Bewertung innerhalb der Organisation. Dabei wurde der gesamte Lebenszyklus der Assets von dem Einbringen ins Unternehmen, der internen Verarbeitung bis hin zur Löschung oder Rückgabe an den Kunden betrachtet.

 

Anschließend haben wir eine Gefährdungs- und Risikoanalyse für sämtliche Assets durchgeführt. Auf dieser Basis sind relevante Maßnahmen zur Minimierung des Risikos abgeleitet sowie zielgerichtet adressiert worden.

 

Im weiteren Projektverlauf mussten die definierten Maßnahmen durch eine individuelle Gestaltung von Richtlinien, Prozessen und Anweisungen auf organisatorischer sowie einer sicherheitsoptimierten Gestaltung der IT-Infrastruktur aus technischer Sicht umgesetzt werden. Hierbei lag das Augenmerk insbesondere auf der Implementierung der neuen Anforderungen in die bestehenden Strukturen, um eine unmittelbare effiziente Umsetzung zu gewährleisten. Neben den zuvor genannten Maßnahmen entstanden im Entwicklungs- und Prototypenbereich weitere Anforderungen an die physische Sicherheit, welche wir berücksichtigen mussten.

Aber was nutzt die beste technische Ausstattung und Dokumentation, wenn Mitarbeitende möglicherweise fahrlässig mit Passwörtern oder Zugriffsrechten umgehen? Während des gesamten Projektes haben wir daher großen Wert auf die Einbeziehung der Mitarbeitenden und deren Sensibilisierung gelegt.

 

Seitdem betreuen wir das Unternehmen durch die Stellung des Informationssicherheitsbeauftragten und entwickeln das ISMS kontinuierlich weiter.

Nutzen

Die erfolgreiche Zertifizierung ist nur ein Nutzen für das Unternehmen. Im Rahmen unser Projektdurchführung schaffen wir gemeinsam mit dem Kunden einen Mehrwert:

  • Generierung einer systematischen Übersicht der kritischen Informationen im Unternehmen
  • Risikominimierung durch eine systematische Erkennung von Bedrohungen und Schwachstellen
  • Aktive Minimierung identifizierter Risiken und Absicherung der Betriebsabläufe
  • Sicherstellung der Handlungsfähigkeit in Ausnahmesituationen
  • Stärken des Sicherheitsbewusstseins der Mitarbeiter und Vermeiden von Kosten durch verhinderte Sicherheitsvorfälle
  • Schutz aller Arten von Informationen in Form von Muster und Prototypen sowie in digitaler und papierbasierter Form
  • Beweis für hohen Qualitäts- und Sicherheitsstandard
  • Wettbewerbsvorteil bei der Gewinnung neuer Kunden
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